Lo que ya hicimos, en diferentes sectores.
Cada proyecto empezó igual: algo dependía de que alguien se acordara, escaneara o copiara a mano.
Miles de facturas en papel, clasificadas solas
De 3-5 minutos por documento a menos de 10 segundos, sin tocarlas a mano.
Escaneaban facturas en papel una a una y las clasificaban manualmente para reportar a la matriz. Acumulaban miles sin digitalizar.
Suben los PDFs por lotes a una carpeta en la nube. La automatización separa, extrae los datos, une páginas y renombra cada archivo en su carpeta correcta, sola.
Reducción del 95-98% del tiempo de clasificación manual.
El control de facturas que se hace solo
Una foto con el móvil, y el resto se registra y cruza sin abrir un Excel.
Control manual de todas las facturas y albaranes en papel, más el cruce con el extracto bancario para ver qué estaba pagado.
Una foto extrae los datos y los vuelca en una plantilla maestra. El sistema cruza cada factura con su albarán, y con el extracto bancario mensual.
A fin de mes solo revisa qué está pagado. Todo lo demás ya está hecho.
Facturas que ya no se pierden entre correos
De bandejas de entrada dispersas a un flujo centralizado y trazable.
Las facturas de proveedores llegaban dispersas a correos personales, con descargas y organización manual, sin trazabilidad para la contable.
Se centraliza todo en un buzón dedicado. Al reenviar la factura con un código, la automatización la detecta, archiva y registra sola, y avisa al equipo.
Cero descarga manual, cero pérdida de documentos, trazabilidad completa.
Un planner propio que sustituyó cinco herramientas
Gestión de viajes, tareas, CRM y facturación, todo conectado en un solo sitio.
La operativa estaba repartida entre herramientas que no se hablaban entre sí. Sin panel único, dependían de la memoria de cada persona.
Un planner a medida centraliza cada viaje: servicios, proveedores, pagos y tareas por persona, conectado con el CRM y la facturación existentes.
Es la herramienta de trabajo diaria del equipo, con un único punto de control.
Albaranes fotografiados con el móvil, leídos por IA
De renombrar a mano a un sistema que escala a 15 sedes sin más desarrollo.
Cada sala recibía decenas de albaranes en papel que el personal tenía que renombrar y clasificar uno a uno, sin sistema entre sedes.
Una app móvil propia permite fotografiar el albarán. Una IA lee el documento y lo clasifica por sede, generando un registro listo para cruzar con las facturas.
El tiempo de clasificar se reduce prácticamente a cero, y escala sin apenas desarrollo adicional.
Fichajes validados solos, sin revisar uno a uno
Cruce automático de horario y ubicación, con avisos directos por WhatsApp.
La validación de fichajes en obra se hacía a mano: comprobar hora y lugar, y comunicarse con cada jefe de obra. 3 a 5 horas diarias.
El sistema de fichajes se cruza solo con la planificación. Ante una discrepancia, avisa por WhatsApp al jefe de obra y registra su respuesta.
La supervisión pasa de horas a 30-60 minutos, con más del 90% menos de errores.
De WhatsApp disperso a un CRM que responde solo
Captación, agenda de visitas y seguimiento del alumno, centralizados.
Cada consulta por WhatsApp, web o Instagram requería atención manual. El seguimiento durante el curso dependía de que alguien se acordara.
Todos los canales centralizados en un CRM: cita agendada sola, cobro y contrato automáticos, ficha con asistencia y feedback de cada clase.
Respuesta al instante, a cualquier hora, con todo el ciclo del alumno trazable.
¿Tienes un problema parecido?
Cuéntanos cómo lo hacéis ahora. Te decimos si se puede automatizar y por dónde empezaríamos.